Stoppen Sie die E-Mail-Flut!

Der Posteingang ist mal wieder voll mit Anfragen und unerledigten Aufgaben - das stresst und frustriert. Sieben Tipps, wie Sie es schaffen können, in der E-Mail-Flut nicht unterzugehen.

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E-Mails machen glücklich. Wenn es verheißungsvoll "Pling" macht oder die Computerstimme verkündet "Sie haben Post!", wird das Glückshormon Dopamin ausgeschüttet, haben Forscher herausgefunden. Nur: Lange hält das Glück leider nicht an.

Denn mit jeder E-Mail landet ein neuer Punkt auf der To-Do-Liste, muss ein neuer Info-Happen verdaut werden. Und irgendwann wird es ungemütlich: Dann nämlich, wenn wir in unserem vollen Posteingang den Überblick verloren haben, was wir sofort tun müssen, wer auf eine Antwort wartet und was wir getrost ignorieren können - und trotzdem immer weitere Nachrichten ins Postfach strömen von Menschen, die irgendetwas von uns wollen. Das stresst, frustriert und kostet überdies noch einen großen Teil unserer Arbeitszeit: 70 Prozent der Arbeitnehmer sind täglich eine Stunde lang damit beschäftigt, Mails zu bearbeiten. Wie können wir es schaffen, nicht in der E-Mail-Flut unterzugehen?

1. Automatische Benachrichtigung ausschalten!

Verzichten Sie auf das "Pling"! "Ständig erreichbar zu sein, gehört zu den häufigsten Fehlern im Umgang mit E-Mails", sagt Petra Schmidt, Organisationscoach und Gründerin der Firma "profilplan". Jedes Mal, wenn eine neue Mail eintrifft, verführt uns unsere Neugier dazu, schnell nachzuschauen, welche Nachrichten es gibt. Für ein paar Sekunden schweift die Aufmerksamkeit ab - wenn wir konzentriert gearbeitet haben, kommen wir aus dem Takt. "Gerade wenn Sie an einer schwierigen Aufgabe sitzen, ist eine E-Mail ein willkommener Vorwand, die Arbeit zu unterbrechen", sagt Petra Schmidt. Je häufiger Menschen bei einer konzentrierten Tätigkeit aber unterbrochen werden, desto länger brauchen sie und desto eher schleichen sich Fehler ein.

2. Feste Zeiten fürs E-Mail-Bearbeiten einplanen!

Coach Petra Schmidt empfiehlt, nur dreimal täglich ins Postfach zu schauen - sofern Sie nicht in einer Branche arbeiten, in der ständig schnell Informationen ausgetauscht werden müssen. Bei den allermeisten E-Mails reicht es schließlich, wenn wir innerhalb von zwei bis drei Stunden reagieren - und in Notfällen kann der Absender ja auch anrufen. E-Mails checken sollten Sie, wenn Sie morgens Ihren Rechner hochgefahren haben. So stellen Sie fest, ob nach Ihrem Feierabend am Vortag noch wichtige Nachrichten an Sie geschickt wurden. Der zweite E-Mail-Check findet etwa eine bis eine halbe Stunde vor Ihrer Mittagspause statt - dann können Sie auf Dringendes noch vor der Pause reagieren. Ein drittes Mal überprüfen Sie Ihren Posteingang eine bis zwei Stunden vor dem Feierabend. "Sagen Sie Ihren Kollegen Bescheid, dass Sie Ihre Mails zu festen Zeiten bearbeiten", rät Petra Schmidt. Mancher wundert sich sonst, wenn er nach zehn Minuten noch keine Reaktion von Ihnen bekommen hat.

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  • Text: Swantje Wallbraun
    Foto: Getty Images