Stoppen Sie die E-Mail-Flut!
3. E-Mails in einem Rutsch bearbeiten!
Hier mal eine Mail schreiben, dann mal kurz telefonieren, zwischendurch an der nächsten Präsentation basteln - so kommen Sie mit Ihrer Arbeit nur schwer voran. Besser: Ähnliche Aufgaben in einem Rutsch erledigen. Nehmen Sie sich Zeit, um alle E-Mails zu beantworten, zu sortieren oder zu löschen - danach können Sie sich in Ruhe wieder anderen Aufgaben widmen. Im Idealfall ist Ihr E-Mail-Posteingang nach jedem Besuch ordentlich aufgeräumt.
4. E-Mails ordentlich ablegen!
Schwierig, mit ein bisschen Disziplin aber möglich: Der Posteingang sollte nicht so lang sein, dass Sie ihn auf Ihrem Bildschirm nicht mit einem Blick komplett sehen können, rät Organisationscoach Petra Schmidt. E-Mails, die wichtige Informationen enthalten und die Sie deshalb aufbewahren möchten, speichern Sie in Ordnern. Petra Schmidt empfiehlt, dafür nicht Ihr E-Mail-Programm zu benutzen, sondern die Mails auf der Festplatte abzulegen. In Outlook beispielsweise können Sie die Nachrichten inklusive ihrer Anhänge im Dateiformat *.msg speichern und in Ihre normalen Dateiordner auf der Festplatte schieben - so haben Sie Dokumente und Korrespondenz zu einem Projekt am gleichen Ort abgelegt. Je nachdem, was zu Ihrer Arbeit passt, können Sie sich auch eine andere sinnvolle Ordnerstruktur überlegen. Wichtig ist nur: Der Posteingang ist keine dauerhafte Ablage!
5. Jede E-Mail nur einmal anfassen!
Wenn Sie E-Mails bearbeiten, sparen Sie sich keine Aufgaben für später auf! Wird eine Reaktion von Ihnen erwartet, antworten Sie sofort, Informationen verschieben Sie in den passenden Ordner. In vielen E-Mail-Programmen haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten in Aufgaben umzuwandeln und so am Rechner eine To-Do-Liste zu führen. Was Sie nicht dauerhaft als Info speichern oder als Aufgabe im Auge behalten wollen: löschen!
