Organisation
Hochzeit planen: Heiraten ohne Hindernisse

Horror vor dem Organisationsmarathon? Keine Ahnung, ob Tante Trude auch eingeladen werden muss? Die besten Tipps, wie Sie Ihre Hochzeit planen - von Wedding Plannerin Anja Kellersmann. Plus: Exklusive Hochzeitsberatung zu gewinnen!

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Die Hochzeitssaison 2014 ist in vollem Gange - und Wedding Plannerin Anja Kellersmann hat viel zu tun.

Die Hochzeitssaison 2014 ist in vollem Gange - und Wedding Plannerin Anja Kellersmann hat viel zu tun.

Anja Kellersmann ist Geschäftsführerin der Hochzeitsagentur Glücksagenten und kümmert sich mit ihrem Team um alles, was den großen Tag noch schöner macht - vom Heiratsantrag über Location-Findung und Dekoideen bis hin zum Ehejubiläum. Sich selbst beschreibt sie als kreativ, diplomatisch und analytisch, To-Do-Listen schreiben und abhaken gehört zu ihren Lieblingsbeschäftigungen. Perfekte Voraussetzungen, um eine Hochzeit zu planen! Für uns plaudert sie aus dem Ringkästchen und verrät, worauf es bei einem gelungenen Fest wirklich ankommt.

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Hochzeit planen: Die besten Tipps von Hochzeitsplanerin Anja Kellersmann

BRIGITTE: Womit steht und fällt eine gelungene Hochzeitsplanung?

Anja Kellersmann: Wenn es eine tolle Hochzeitsfeier wird, auf der sich die Gäste rundum wohl fühlen und an die sie sich gerne erinnern, das Brautpaar entspannt feiern kann, sich über nichts ärgern muss und einen traumhaft schönen Tag hat - noch schöner als erwartet - dann hätte man nicht besser planen können.

Dann ist es also die Stimmung, die eine Hochzeit besonders macht?

Ja. Und die großen und kleinen Highlights, denen die Gäste auf einer Hochzeit noch nie begegnet sind und die während der Planung die Vorfreude des Brautpaars steigern. Ein kreatives Hochzeitsthema führt dazu, dass die Gäste die Hochzeitsfeier als Event mit vielen Überraschungen erleben. Und genau das sind letztendlich die Dinge, die in guter Erinnerung bleiben.

Wie könnte so ein Hochzeitsthema aussehen?

Manchmal gibt ganz einfach die Jahreszeit das Motto vor, die Lage der Location (Strand, Apfelhof...) oder das Ambiente vor Ort (Rittergut, Schloss, Scheune...). Manchmal liegt aber auch eine besondere Gemeinsamkeit des Brautpaars auf der Hand. Vielleicht eine Kennlerngeschichte, ein kultureller Unterschied oder eine gemeinsame Leidenschaft, von der auch die Gäste wissen und die sich in ein Thema übersetzen lässt. Und wenn kein konkretes Hochzeitsthema passend erscheint, dann kann dennoch der Stil einem roten Faden folgen. Im vergangenen Jahr hab ich mit einem Brautpaar den Arbeitstitel „authentisch, exklusiv, relaxed“ entwickelt. Genau so sollte die Hochzeitsfeier von allen Gästen wahrgenommen werden. Dazu haben wir einen passenden Farbcode definiert und alle Elemente daran angepasst. Das hat hervorragend funktioniert und am Ende ein rundes Hochzeitskonzept hervorgebracht.

Foto: plainpicture/Vanessa Chambard

Wie lange im Voraus sollte die Hochzeitsplanung beginnen?

In der Regel kommen meine Kunden etwa ein Jahr vor der Hochzeit zu mir. Wenn ein Brautpaar jedoch eine große Auswahl schöner Locations möchte und einen konkreten Wunschtermin in einem der Sommermonate hat, dann sollte es eineinhalb bis zwei Jahre vorher mit der Hochzeitsplanung beginnen. Das bedeutet aber nicht, dass fortwährend geplant werden muss: Ist die Location gefunden und sind die wichtigsten Dienstleister gebucht, kann man sich mit dem Rest ein wenig Zeit lassen. Auch die Jahreszeit spielt eine Rolle: Von Oktober bis März ist das Angebot auch kurzfristig noch recht groß.

Welche Fehler machen Brautpaare häufig?

Viele unterschätzen den Aufwand, der hinter einer Hochzeitsplanung steckt. Das trübt dann in den letzten Wochen die Vorfreude und schlägt in Sorge um, ob wirklich alles bis zum großen Tag zu schaffen ist. Schließlich ist der Stress kurz vor der Hochzeit immer am größten. Es gibt Kunden, die kommen in dieser Phase noch ganz kurzfristig auf mich zu, damit ich sie „rette“. Vielen Brautpaaren ist zudem nicht bewusst, wie wichtig die Kommunikation mit den Dienstleistern im Vorfeld der Feier ist. Kein Fotograf, kein DJ, kein Location-Betreiber kann Gedanken lesen. Selbst wenn alle ihren Job gut machen: Je konkreter das Brautpaar seine Wünsche äußert umso professioneller kann jeder arbeiten. Ich gebe meinen Kunden ganz viel Anleitung, was alles mit wem in welchem Umfang zu besprechen ist.

Allein die perfekte Location zu finden, gestaltet sich ja oft schwierig...

Hilfreich ist, vor Beginn der Suche gemeinsam den gewünschten Stil zu definieren (modern, ländlich, maritim...) und die ungefähre Gästezahl zu wissen. Weitere wichtige Kriterien können Übernachtungsmöglichkeiten, Hochzeitsthema oder Budget sein. Als Hochzeitsplanerin habe ich einen guten Überblick über die verschiedensten Locations. So bleiben dem Brautpaar eine langwierige Internet-Recherche und diverse Besichtigungstermine erspart. Ob’s die perfekte Location ist, verrät häufig das Bauchgefühl. Das Brautpaar sollte sich wohlfühlen und sich seine Hochzeit an diesem Ort gut vorstellen können.

Stichwort Einladungen: Was gehört rein und wann sollten sie verschickt werden?

Eine Save-the-Date-Info sollte verschickt werden, sobald der Termin feststeht und die Location gebucht ist. Das darf auch ein Jahr vor der Hochzeit sein. Gerade Sommerhochzeiten fallen häufig in die Ferien, und viele Familien buchen schon zum Ende des Vorjahres ihren Urlaub. Grundsätzlich sollten die Einladungen etwa sechs Monate vor der Hochzeit verschickt werden. Ist eine Save-the-Date-Info erfolgt, dürfen es auch zwei bis drei Monate sein. In die Einladungen gehören als wichtigste Informationen der Veranstaltungsort mit Adresse, die Uhrzeit sowie die Absender – verbunden mit Angabe der Kontaktdaten und einer Bitte um Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum. Diese Deadline sollte dem Brautpaar noch ausreichend Zeit für die finalen Planungsschritte lassen. Nützliche Zusatzinformationen: Geschenkwünsche, Dresscode, Kontakt zur Beitragskoordination, Übernachtungsmöglichkeiten, bei Bedarf Anfahrtsbeschreibung und Parkmöglichkeiten, Abfrage von Lebensmittelunverträglichkeiten und gegebenenfalls Infos zur Kinderbetreuung.

Foto: plainpicture/Cultura

Und wenn wir gerne mehr Leute einladen würden als unser Budget zulässt?

Mein Tipp für jedes Brautpaar: Lieber die Traumhochzeit im kleinen Kreis feiern und sich die wichtigsten Wünsche erfüllen als eine abgespeckte Version für einen größeren Gästekreis veranstalten. Denn die Hochzeit ist ein ganz besonderes Ereignis und sollte vor allem dem Brautpaar gefallen! Wenn der große Gästekreis aber das Wichtigste ist oder sich einfach nicht reduzieren lässt, gibt es folgende Möglichkeiten: die Hochzeit auf den Tag verlegen und auf ein umfangreiches abendliches Hochzeitsdinner verzichten, das Dinner im kleinen Kreis stattfinden lassen und zur anschließenden Party weitere Gäste dazu laden, den Empfang nach der Trauung ausschweifend mit vielen Gästen feiern und den Abend mit einem kleineren Kreis ausklingen lassen.

Was machen wir mit Personen, die wir nur aus Pflichtgefühl einladen würden, aber eigentlich gar nicht dabei haben möchten?

Wichtig ist, sich die Konsequenzen einer Nicht-Einladung zu überlegen. Kann ich damit auch nach der Hochzeit gut leben? Gerade bei Verwandten am besten die eigenen Eltern konsultieren, wie sie darüber denken. Das Argument, die Hochzeit aus Budgetgründen nur im engsten Kreis zu feiern, wird häufig akzeptiert. Für die Verwandten, die Nachbarn, den Kollegenkreis oder den Verein kann nach der Hochzeit zur "Entschädigung" eine eigene kleine Umtrunk-Veranstaltung organisiert werden. Oder man greift auf die alte Tradition des Polterabends zurück, der sich auch mit geringen finanziellen Mitteln umsetzen lässt.

Apropos finanzielle Mittel: Was kostet uns so eine Hochzeit denn insgesamt?

Das lässt sich so pauschal nicht beantworten und ist von diversen Faktoren abhängig. Ein Fotograf kostet für fünf Stunden Einsatzzeit natürlich weniger als bei einer Ganztagsreportage. Der DJ wird doppelt so teuer, wenn er die gesamte Abspiel- und Licht-Technik stellen muss. Ein Grill-Buffet vom Dorf-Schlachter kostet ein Drittel vom Luxus-BBQ eines Edel-Caterers. All dies sollte man sich bei der Budgetplanung bewusst machen und eine Kostenkalkulation für alle Positionen aufstellen, bevor man die Dienstleister bucht. Wenn ich das angestrebte Hochzeitsbudget meiner Kunden kenne, dann ist dies eine meiner ersten Taten zu Beginn der Planungen. Das Brautpaar kann sich damit einen besseren Überblick verschaffen, welches Budget für welchen Posten zur Verfügung steht. Preisverhandlungen sind generell leichter, wenn die Hochzeit in der Nebensaison stattfindet.

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  • Teaserbild: plainpicture/our labor of love
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