GTD ist die Kurzform für den englischen Ausdruck "Getting things done" – auf Deutsch "Die Dinge erledigen". Bei dem Prinzip geht es darum, wie du verschiedenste Aufgaben und Herausforderungen im Alltag schneller und effizienter meistern kannst – ohne dir selbst Druck zu machen.
Wozu brauchst du GTD?
Kennst du das auch? Im Alltag haben wir so viele unterschiedliche Aufgaben zu erledigen, dass wir uns überfordert fühlen. Vom Arbeitgeber bis zur Nachbarin: Jeder erwartet etwas von uns. Jeder tritt mit unterschiedlichen Forderungen und Bitten an uns heran, denen wir gerecht werden wollen. Wir müssen To-Do's in verschiedenen Lebensbereichen nachkommen, die sich manchmal in die Quere kommen. Und dabei noch ruhig und entspannt bleiben? Schwierig!
Hier kommt GTD ins Spiel. Diese Strategie hilft dir dabei, dich in jedem Lebensbereich besser zu organisieren und all deine To-Do's schneller zu erledigen. Nicht nur auf den Beruf bezogen, sondern auf alle Herausforderungen, die dich im Alltag überraschen. Durch GTD verbesserst du dein Zeitmanagement, schärfst deinen Fokus und lässt dich weniger ablenken.
"Getting things done": Wer hat GTD erfunden?
Den Begriff GTD hat der amerikanische Unternehmer und Berater David Allen ins Leben gerufen. Er hat die "Getting things done"-Strategie entwickelt, um trotz vieler To-Do's einen möglichst belastungsfreien Alltag erleben zu können. Dieser Selbstmanagement-Strategie hat er sogar ein eigenes, gleichnamiges Buch gewidmet, das im Jahr 2001 erschienen ist. Das Werk gilt mittlerweile als internationaler Bestseller – viele Menschen hat GTD also bereits überzeugt. Vielleicht ja auch dich?
Für wen ist GTD geeignet?
"Getting things done" ist ein recht beliebtes Konzept, das aber etwas Zeit in Anspruch nimmt. Passt GTD auch zu dir? Folgende Punkte sprechen dafür:
- Ja, wenn du aktuell eine Vielzahl von verschiedenen Aufgaben in verschiedenen Bereichen abhaken möchtest
- Ja, wenn es Dinge gibt, die du immer wieder aufschiebst und nicht erledigt bekommst
- Ja, wenn du dir Zeit nehmen möchtest, um ein besseres Zeitmanagement zu lernen
- Ja, wenn du eine langfristige Lösung suchst, um deine Produktivität zu steigern
- Ja, wenn du gerne planst und Listen schreibst. GTD erfordert etwas Arbeit, denn hier werden mehrere Listen geführt
Wie muss ich vorgehen?
Erst mal das Wichtigste vorweg: GTD muss schriftlich durchgeführt werden. Entweder handschriftlich oder am Laptop. Da du die einzelnen Punkte oft neu sortierst, verschiebst oder sogar streichst, ist die digitale Strategie besonders bequem.
GTD besteht aus fünf verschiedenen Schritten. Damit die Methode wirklich effizient ist, solltest du dich wirklich an alle diese Schritte halten, auch wenn dir manche vielleicht weniger gefallen werden, als andere. Der Erfolg ist nur garantiert, wenn die Reihenfolge der fünf Abschnitte eingehalten wird. Im folgenden stellen wir dir jeden der Schritte vor und geben dir jeweils ein paar praktische Hilfestellungen dazu.
Schritt 1: Die Sammlung
Im ersten Schritt des GTD-Workflows geht es erstmal darum, alle offenen Baustellen zu erfassen, die es in deinem Leben gerade gibt. Ziele, Termine, Projekte, Verpflichtungen: Du sammelst alles, was du noch zu erledigen hast, im sogenannten Eingangskorb. Das ist eine lange Liste, die du nicht sortieren musst.
Vom Privatleben bis zu beruflichen To-Do's, schreibe alles auf, was dir einfällt. Das kann ein bisschen dauern, nimm dir also etwas Zeit für diesen Schritt. Im Eingangskorb notierst du dann zukünftig auch alle neuen To-Do's, wenn sie entstehen. Alte To-Do's dürfen hier allerdings nicht noch einmal eingetragen werden.
Schritt 2: Das Verarbeiten
Beim zweiten Schritt gehst du alle To-Do's durch und versuchst, sie nach dem GTD-System einzuordnen. Das hat den Sinn, verschiedene Aufgabentypen zu identifizieren. Frage dich:
Welche Art von Aufgabe liegt vor, braucht sie mehrere Schritte, um erledigt zu werden?
Was wäre der nächste Schritt?
Gibt es Aufgaben, bei denen ich aktuell nicht handeln kann oder warten muss?
Gibt es Aufgaben, die ich in zwei Minuten erledigen kann? (laut David Allen werden solche Aufgaben nicht weiter im System kategorisiert, sondern sollten sofort erledigt werden)
Diese Überlegungen helfen dir beim nächsten Schritt, bei dem die To-Do's kategorisiert werden.
Schritt 3: Die Organisation
Nach dem zweiten Schritt werden die To-Do's ganz konkret in einzelne Kategorie-Listen eingetragen. Und zwar so:
- Projekt-Liste: Hier kommen alle Aufgaben hinein, die mehrere Schritte für die Erledigung brauchen
- Aktionen-Liste: Hier kannst du für einzelne To-Do's konkrete Handlungen aufschreiben. Zum Beispiel: Die Steuerunterlagen heraussuchen. Einen Anruf tätigen.
- Warte-Liste: Hier trägst du To-Do's ein, die von anderen erledigt werden, was eine Wartezeit für dich bedeutet.
- Irgendwann-Liste: Hier gehört alles hin, was gerade noch nicht so wichtig ist (aber vielleicht noch wichtig werden könnte)
- Kalender: Du kannst entweder eine Liste für alle konkreten Termine führen, oder einen richtigen Kalender nutzen. Hier werden alle To-Do's eingetragen, für die es einen festen Zeitrahmen gibt.
Schritt 4: Der Check
Du hast deine To-Do's nun erfolgreich organisiert. Abarbeiten kannst du sie aber nur, wenn du regelmäßig auf deine Listen schaust. Sind alle Aufgaben noch relevant? Was steht als nächstes an (Aktionen-Liste)? Überprüfe dein GTD-System regelmäßig und halte die Listen sauber. Dazu solltest du täglich in den Kalender und auf die einzelnen Kategorien blicken.
David Allen empfiehlt, einmal pro Woche einen kleinen Wochenrückblick zu machen. Überprüfe:
- die Irgendwann-Liste: Planst du eins dieser To-Do's in der nächsten Woche anzugehen?
- die Projekt-Liste: Welche Projekte laufen aktuell, hast du mindestens einen Schritt getan, um hier voranzukommen?
- die Termine: Wurden alle wahrgenommen? Welche stehen nächste Woche an?
- den Eingangskorb: Wurde er "geleert" und alle To-Do's entsprechend sortiert?
- die Warte-Liste: Was muss noch von anderen getan werden, musst du eventuell nachfragen?
Schritt 5: Das Erledigen
Soviel zur Planung. Im fünften Schritt geht es ums handeln! Entscheide, was du als nächstes angehen willst. Dabei solltest du laut David Allen vier Kriterien berücksichtigen:
- Deine verfügbare Zeit (stressiger Tag oder Zeit, um vieles zu erledigen?)
- Deine verfügbare Energie (müde oder energiegeladen?)
- Die Priorität der Aufgabe (wie relevant ist sie aktuell?)
- Der Kontext (um welchen Lebensbereich dreht es sich?)
Du entscheidest bei GTD täglich, um welches To-Do du dich gerne kümmern möchtest. Fühlst du dich schlapp, kannst du dich um kleinere Aufgaben kümmern. Solltest du einmal mehr Zeit haben, kannst du dich dafür um die aufwändigeren Herausforderungen kümmern. Hast du dich für eine entschieden, setzt du sie am gleichen Tag um.
That’s it! Diese fünf Schritte machen GTD aus. Auch wenn die Theorie etwas kompliziert klingen mag – in der Umsetzung ist die Strategie recht simpel.
Der Unterschied zu anderen Zeitmanagement-Methoden
Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden. Viele dieser Produktivitäts-Strategien beziehen sich vor allem auf deinen Beruf und die dazugehörigen To-Do's. Aber wie wir alle wissen, lauern nicht nur dort Herausforderungen.
GTD bezieht wirklich alle möglichen Aufgaben aus jedem Kontext mit ein, auch aus dem privaten Bereich. Sie kann dich damit dabei unterstützen, besser darin zu werden, parallele Aufgabenbereiche zu organisieren und erfolgreich abzuhaken. Egal, ob es um den Haushalt geht oder deine nächste Präsentation vor dem Chef. GTD ist damit ein allumfassendes Konzept, welches keinen Lebensbereich auslässt. Und das ist ein großer Vorteil dieser Zeitmanagement-Strategie.
Was sind die Vorteile von GTD?
GTD erfordert zuerst ein bisschen Aufwand, aber sie bringt einige Vorteile mit sich. Dazu gehören folgende Punkte:
Mehr Ruhe im Alltag: Du hast den Überblick über wirklich alles, was getan werden muss.
Keine Aufgabe wird mehr vergessen: Bei vielen To-Do's hilft dir GTD, nicht in Panik auszubrechen, sondern eins nach dem anderen anzugehen.
Du wirst besser im Planen: Das Aufstellen der Listen schult dich im Organisieren.
Du gewöhnst dir an, Dinge nicht mehr aufzuschieben: Da du deine Aufgaben immer vor Augen hast, bringst du die nötige Motivation mit, sie durchzuziehen.
Du kannst Aufgaben flexibel erledigen: Bei GTD gibt es keine festen Wochenpläne, du kannst immer aufs Neue entscheiden, was du wie erledigen willst.
Was sind die Nachteile der Strategie?
Nehmen wir jetzt die rosarote Brille ab – lass uns nun auch einen Blick auf die Nachteile von GTD werfen.
Keine richtige Tages-Planung: Bei der Gestaltung eines effizienten Tagesablaufs hilft dir GTD nicht.
Großes Umdenken: Wer zuvor wenig geplant und organisiert hat, muss sich erstmal an den 5-Schritte-Plan gewöhnen.
Hoher Zeitaufwand: Die Strategie kostet etwas mehr Zeit – dafür wird aber auch nichts mehr vergessen.
Keine Prioritäten: Durch GTD lernst du nicht unbedingt, zu priorisieren. Sie hilft dir lediglich dabei, alle To-Do's zeitig abzuhaken. Die Reihenfolge bleibt offen.
Wer produktiver werden möchte, sollte GTD unbedingt einmal ausprobieren. Am besten für eine ganze Woche lang – so merkst du, ob dir die Organisations-Methode liegt.
