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Notarfachangestellte Berufsbild, Gehalt, Karriere

Notarfachangestellte: Notarfachangestellte
© Robert Przybysz / Shutterstock
Notarfachangestellte unterstützen Notare bei allen anfallenden Aufgaben rund um rechtliche Angelegenheiten. Hier erfährst du alles, was du über den Beruf eines Notarfachangestellten wissen musst — von der Ausbildung bis zur Bewerbung. 

Steckbrief: Notarfachangestellte (m/w/d)

Art der Ausbildung

Duale Ausbildung

Ausbildungsdauer

3 Jahre 

Einstiegsgehalt

1.800  - 2.100  Euro 

Durchschnittsgehalt

2.300 Euro 

    Das interessiert mich:
  • Berufsprofil
  • Ausbildung
  • Fähigkeiten
  • Arbeitgeber
  • Gehalt
  • Einstiegschancen
  • Bewerbung
  • Karriere
  • Arbeitsmarkt
  • Chancen für Frauen
  • Das Berufsprofil: Notarfachangestellte

    Notarfachangestellte arbeiten für Notare und Notarinnen und unterstützen diese bei ihrer täglichen Arbeit. Um zu verstehen, was die Arbeit von Notarfachangestellten ausmacht, soll zunächst der Blick auf den Beruf des Notars oder der Notarin gerichtet werden: Diese helfen ihren Mandantinnen und Mandanten bei unterschiedlichsten Rechtsangelegenheiten und sind stets versucht, als Schiedsrichter unterschiedliche Parteien zufriedenzustellen. Oftmals geht es bei ihrer Arbeit um Rechtsangelegenheiten wie beispielsweise:

    • Immobilienkauf
    • Ehevertrag
    • Testament
    • Unternehmensgründung

    Notarfachangestellte nehmen bei dieser Arbeit eine entscheidende Rolle ein, indem sie alltägliche Arbeiten organisieren, beispielsweise alle nötigen Vorbereitungen für anstehende Besprechungen oder Konferenzen treffen. Außerdem müssen sie die Aufgaben der Sachbearbeitung verantwortungsbewusst übernehmen.

    Oftmals sind sie die erste Ansprechperson bei interessierten Mandantinnen oder Mandanten und empfangen sie bei Terminen mit der Notarin oder dem Notar, nehmen Anrufe von ihnen entgegen, beantworten E-Mails, legen Akten von bestehenden Mandanten an und haben zudem den Postein- und -ausgang im Blick. Doch damit endet die Arbeit von Notarfachangestellten noch lange nicht. Mit ihrem juristischen Fachwissen fertigen sie unter anderem folgende Schriftstücke an oder bearbeiten diese:

    • Eidesstattliche Versicherungen
    • Einfache Verträge aller Art
    • Grundstückskaufverträge
    • Erbscheinanträge

    Darüber hinaus stehen Notarfachangestellte in Kontakt mit Behörden, um bestimmte Dokumente für die Anfertigung von Verträgen zu beantragen. Außerdem versenden sie auf rechtswirksamen Wegen Schriftsätze und andere Dokumente, beispielsweise an Gerichte und Verwaltungen. Zusätzlich übernehmen Notarfachangestellte buchhalterische Aufgaben, indem sie Mandanten Rechnungen ausstellen und die eingegangenen Zahlungen überprüfen. Fertig bearbeitete Akten werden, nachdem die Notarin oder der Notar zugestimmt hat, geschlossen und ordnungsgemäß abgelegt.

    Vorteile als Notarfachangestellte:

    • Arbeit im Team
    • Eigenständiges Arbeiten
    • Kundenkontakt

    Nachteile als Notarfachangestellte:

    • Teilweise Arbeit unter Zeitdruck
    • Viele Vorschriften und Gesetzesvorgaben
    • Arbeit vorwiegend im Sitzen

    Notarfachangestellte: Der Weg zum Ziel

    Im Normalfall wird für die Ausübung des Berufes von Notarfachangestellten eine Ausbildung vorausgesetzt. Aus rein rechtlicher Sicht ist keine spezielle Vorbildung erforderlich, um mit dieser Ausbildung beginnen zu können. Die meisten Betriebe stellen allerdings zum Großteil Bewerberinnen und Bewerber mit einer Hochschulreife ein. Im Jahr 2017 hatten 65 Prozent aller Bewerberinnen und Bewerber eine Hochschulreife, dagegen konnten 34 Prozent aller neuen Auszubildenden einen mittleren Bildungsabschluss vorweisen.

    Im Rahmenlehrplan für die Ausbildung von Notarfachangestellten wurden durch die Kulturminister der Länder insgesamt 14 Lernfelder festgelegt, welche die Auszubildenden über den Zeitraum von drei Jahren zu durchlaufen haben. Hier kann angemerkt werden, dass für Auszubildende mit einer Hochschulreife die Möglichkeit besteht, die Ausbildungszeit auf zwei Jahre zu verkürzen. Dies sollte jedoch davor gründlich durchdacht werden, da bei einer Verkürzung weniger Zeit bleibt, um den Lernstoff zu bewältigen. In den Lernfeldern begegnen den angehenden Notarfachangestellten unter anderem die folgenden Inhalte:

    • Organisation von Arbeitsabläufen im Team: Durch die Erstellung von Plänen für standardisierte Arbeitsabläufe oder der Organisation von Besprechungen und Konferenzen üben sich die Auszubildenden in den zukünftigen Tätigkeiten.
    • Selbstständige Bearbeitung von Aufgaben im gerichtlichen Mahnwesen: Dabei lernen die Auszubildenden die Anliegen der Mandantinnen und Mandanten zu erfassen, um daraufhin zu prüfen, ob die Möglichkeit besteht diese Anliegen mittels Mahn- und Klageverfahren durchzusetzen. Sollte eine Möglichkeit bestehen, lernen sie zudem die Durchführung eines gerichtlichen Mahnverfahrens zu planen.
    • Außergerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen: Dafür werden von den Auszubildenden verschiedene Möglichkeiten ermittelt und sie werden darin geschult zwischen außergerichtlichen und gerichtlichen Vorgehensweisen abzuwägen.
    • Erfassen, Kontrollieren und Bewerten von Geschäftsprozessen: Hier lernen die Auszubildenden grundlegende Einflussfaktoren kennen, die zum wirtschaftlichen Erfolg des Betriebes beitragen sollen. Dabei begegnen ihnen Begriffe wie Einnahmen-Überschussrechnung, Fremdgeld und Anderkonto sowie Datensicherung.
    • Beurteilung wirtschaftlicher Einflüsse auf betriebliche Entscheidungen: In diesem Zusammenhang lernen die Auszubildenden den eigenen Betrieb als Teil des Wirtschaftssystems wahrzunehmen und lernen darüber hinaus marktwirtschaftliche Grundlagen des Angebots und der Nachfrage kennen.

    Neben diesen Lernfeldern besuchen die Auszubildenden allgemeinbildende Fächer wie Deutsch, Sozial- und Wirtschaftskunde.

    Die Lerninhalte, die direkt im Ausbildungsbetrieb vermittelt werden, lassen sich wiederum nicht pauschal angegeben, da sich die Betriebe in ihrer Struktur unterscheiden können. Beispielhaft können allerdings folgende Kompetenzen genannt werden:

    • Kontrolle von Zahlungseingängen
    • Fähigkeit zur Unterscheidung von Vertragsarten, wie beispielsweise…
      • Kaufvertrag
      • Schenkungsvertrag
      • Mietvertrag
      • Pachtvertrag
      • Darlehensvertrag
    • Kenntnisse über die Unterschiede zwischen Urschrift, Ausfertigung und beglaubigter Abschrift
    • Kenntnisse über die Vorbereitung von elektronisch beglaubigten Abschriften, Ausdrucken oder anderen elektronischen Dokumenten

    Am Ende des 3. Ausbildungsjahres (sofern nicht verkürzt wurde) wird die Ausbildung schließlich mit einer Prüfung abgeschlossen. Bei Bestehen können sich die Absolventen schließlich Notarfachangestellter beziehungsweise Notarfachangestellte nennen.

    Soft Skills: Welche Fähigkeiten sollten Notarfachangestellte mitbringen?

    Genauigkeit ist im Beruf der Notarfachangestellten von großer Bedeutung. In deren Terminkalender sind sorgfältig alle Fristen und Termine eingetragen, damit beispielsweise Unterlagen rechtzeitig zu den jeweiligen Gerichtsterminen vollständig vorgelegt werden können. Entsprechend belastbar sollten Notarfachangestellte sein, um auch bei der längsten To-Do-Liste nicht den Faden zu verlieren.

    Im Alltag der Notarfachangestellten fallen oftmals unterschiedliche Aufgabentypen in schneller Abfolge an. Im einen Moment sitzen sie vertieft über einer Abschrift einer Urkunde und im nächsten Moment verlangt am Telefon eine Mandantin Auskunft über anfallende Gebühren für die Beglaubigung einer Urkunde. Notarfachangestellte müssen in solchen Situationen dazu in der Lage sein, schnell umzuschalten, damit auch bei einem erhöhten Arbeitspensum die persönliche Arbeitsqualität nicht nachlässt. Zudem sollten Notarfachangestellte über ein hohes Maß an Diskretion verfügen, da sie regelmäßig mit Unterlagen hantieren, die sensible personenbezogene Daten beinhalten.

     

    Notarfachangestellte: Wer braucht sie?

    Notarfachangestellte finden in der Regel in der Rechtsberatung eine Beschäftigung. Es besteht die Auswahl zwischen zwei unterschiedlichen Betriebsformen:

    • Notariate
    • Kombinierte Rechtsanwaltskanzleien mit Notariat

    Gehalt: Was verdienen Notarfachangestellte?

    Da bereits während der Ausbildung in einem Betrieb gearbeitet wird, bekommen Notarfachangestellte schon in dieser Zeit ein Gehalt ausgezahlt. Die Höhe des Gehalts richtet sich grundsätzlich nach dem Berufsbildungsgesetz. Trotzdem besteht ein recht großer Spielraum, der unter anderem damit zusammenhängt, dass sich Betriebe nicht unbedingt an die geltenden Tarifverträge halten müssen. Daraus ergibt sich die folgende Gehaltsspanne:

    • 1. Ausbildungsjahr: 550 Euro - 1000 Euro
    • 2. Ausbildungsjahr: 650 Euro - 1050 Euro
    • 3. Ausbildungsjahr: 700 Euro - 1100 Euro

    Auch für die Gehälter der ausgebildeten Notarfachangestellten liegen keine genauen Angaben vor. Zu Beginn der beruflichen Laufbahn sind jedoch Gehälter zwischen 1800 Euro und 2100 Euro brutto realistisch. Damit ist allerdings noch nicht das Limit erreicht. Mit zunehmender Berufserfahrung und steigender Kompetenz sind unter Umständen Gehälter von bis zu 3300 Euro brutto denkbar.

    Einstiegschancen: Aussichten von Notarfachangestellten

    Notarfachangestellte sind derzeit rar gesät auf dem Arbeitsmarkt. Mit einer berufsspezifischen Arbeitslosenquote von 2,3 Prozent kommen auf 128 Arbeitslose 100 freie Stellen. Dieses Allzeittief der Arbeitslosenquote hat sich über den Zeitraum von 2008 bis 2018 rasant angebahnt. Während sich 2008 ganze 5074 Personen arbeitslos meldeten, waren es 2018 lediglich 2326. Die Zahl hat sich also mehr als halbiert.

    Insgesamt kann die Berufslage von Notarfachangestellten derzeit als sehr vielversprechend bewertet werden, in Bezugnahme auf die geringe Arbeitslosigkeit, jährlich ansteigende Gehälter sowie der konstanten Zunahme an gemeldeten Arbeitsstellen.

    Bewerbung: Womit punkten Notarfachangestellte?

    Um mit der Bewerbung die Tür zum künftigen Arbeitsplatz öffnen zu können, sollten in der Bewerbung, sowohl mittels Motivationsschreiben als auch Lebenslauf, geschickt die persönlichen Qualitäten und Kompetenzen hervorgehoben werden. Speziell Notarfachangestellte benötigen eine ausgeprägte Befähigung zum Planen und Organisieren, beispielsweise wenn es um das Planen von Terminen für Mandanten oder die Einhaltung von Fristen oder Gerichtsterminen geht.

    Zudem sollte großen Wert auf eine korrekte Ausdrucksweise gelegt werden. Diese Fertigkeit ist essentiell, beispielsweise um fehlerfreie Verträge oder Vollmachten verfassen zu können. Wenn bereits die Bewerbung frei von Rechtschreibfehlern ist, sendet dies vertrauenserweckende Signale an den Arbeitgeber.

    Karriere: Entwicklungs- und Aufstiegschancen als Notarfachangestellte

    Ist die Ausbildung als Notarfachangestellte oder Notarfachangestellter abgeschlossen, markiert diese noch lange nicht die oberste Sprosse der Karriereleiter. Neben reiner Arbeitserfahrung gibt es mit Hilfe einer sogenannten Aufstiegsweiterbildung die Möglichkeit, das Gehalt weiter aufzubessern. So kann beispielsweise nach etwa zwei Jahren Weiterbildungszeit die Prüfung als Notarfachwirtin oder Notarfachwirt abgelegt werden, um auf diesem Weg in Führungspositionen zu gelangen.

    Genauere Informationen zum Weiterbildungsangebot für Notarfachangestellte können auf der Seite von Kursnet gefunden werden. Alternativ wäre eine dreijährige Weiterbildung zum Inspektor oder zur Inspektorin im Notardienst denkbar, um die beruflichen Aussichten zu verbessern. Weitere Karrieremöglichkeiten können sich beispielsweise durch ein Studium der Rechtswissenschaft ergeben. Voraussetzung hierfür wäre allerdings die Hochschulreife.

    Notarfachangestellte: Chancen für Frauen im Notariat

    In der Berufsgruppe der Notarfachangestellten sind Frauen mit 94,4 Prozent klar in der Überzahl. Obwohl eine Steigerung dieses Anteils kaum noch möglich scheint, kam es zwischen 2016 und 2018 zu einem erneuten Zuwachs von immerhin 0,4 Prozent.

    Speziell in diesem Berufsfeld können die Chancen für Frauen daher als sehr gut beschrieben werden, zumindest wenn es um eine Anstellung geht. Anders sieht es wiederum mit einem Blick auf das Gehalt der Männer aus. In den vergangenen Jahren bis einschließlich 2018 lag es in dieser Berufsgruppe durchschnittlich circa 1000 Euro über dem Gehalt der Kolleginnen.

    Arbeitsmarkt: Wie hat sich das Berufsfeld von Notarfachangestellten entwickelt?

    Der Beruf von Notarfachangestellten befindet sich seit Jahren im Aufschwung. Steigende Beschäftigungszahlen und ein hoher Anteil an Vollzeitstellen mit über 65 Prozent (Stand 2018) lassen zu Recht hoffen, dass sich auch in den kommenden Jahren Notarfachangestellte über einen sicheren Beruf mit sehr guten Aufstiegsmöglichkeiten freuen können.

    Ähnliche Berufe wie Notarfachangestellte:

    • Notargehilfin/Notargehilfe
    • Patentanwaltsfachangestellte/Patentanwaltsfachangestellter
    • Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter

    Quellen:

    berufenet.arbeitsagentur.de, bibb.de, kmk.org


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