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Veranstaltungskaufmann Berufsbild, Gehalt, Karriere

Veranstaltungskaufmann: Veranstaltungskauffrau
© Trendsetter Images / Shutterstock
Veranstaltungskaufmänner sind für die Umsetzung von Konzerten, Ausstellungen, Messen und anderen Veranstaltungen zuständig. Hier erfährst du alles, was du über den Beruf eines Veranstaltungskaufmanns wissen musst — von der Ausbildung bis zur Bewerbung.

Steckbrief: Veranstaltungskaufmann (m/w/d)

Art der Ausbildung

Duale Ausbildung/Studium

Ausbildungsdauer

3 Jahre/6-8 Semester

Einstiegsgehalt

1700 Euro

Durchschnittsgehalt

2800 Euro

    Das interessiert mich:
  • Berufsprofil
  • Ausbildung
  • Fähigkeiten
  • Arbeitgeber
  • Gehalt
  • Einstiegschancen
  • Bewerbung
  • Karriere
  • Arbeitsmarkt
  • Chancen für Frauen
  • Das Berufsprofil: Veranstaltungskaufmann

    Ein Veranstaltungskaufmann beziehungsweise eine Veranstaltungskauffrauist für die Konzepterstellung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen zuständig. Dabei gehört die Kalkulation der anfallenden Kosten und die anschließende Angebotserstellung zu den Aufgaben der Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen. Bei der Konzepterstellung einer Veranstaltung gilt es viele Faktoren zu beachten, bevor das Konzert, die Ausstellung oder die Kinopremiere stattfinden können.

    Da Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen von der Idee bis zur tatsächlichen Ausführung und Nachbereitung eines Ereignisses involviert sind, ist deren To-do-Liste entsprechend lang und umfangreich. Kommunikation ist dafür das A und O. Viele Informationen müssen in Erfahrung gebracht werden, um ein zielgruppengerechtes Veranstaltungskonzept erstellen zu können.

    In Abhängigkeit von der Art und Größe der Veranstaltung sowie den individuellen Wünschen der Auftraggeber, muss mit unterschiedlichen Parteien zusammengearbeitet werden. Unter anderem wird beim Caterer angefragt, Technik bestellt, eine Gema-Anmeldung durchgeführt, Veranstaltungshaftpflichtversicherungen abgeschlossen oder eventuell notwendige Straßensperrungen bei der zuständigen Behörde beantragt.

    Zusätzlich sind Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen für einen sicheren Ablauf des jeweiligen Events verantwortlich. Gegebenenfalls werden Brandschutzmaßnahmen veranlasst oder Sicherheitspersonal engagiert, um den Veranstaltungsbereich nach geltenden Standards absichern zu können. 

    Eine Veranstaltung kann mit noch so viel Liebe und Herzblut konzipiert worden sein – wenn am Ende die Gäste ausbleiben, entstehen hohe Unkosten für den Kunden. Aus diesem Grund berücksichtigen Veranstaltungskaufleute bei der Planung eines Events stets die Zielgruppe und wie die Veranstaltung deren Erwartungen gerecht werden kann. Zudem sorgen sie unter Umständen mit Hilfe von Social Media, Flyern, Bannern und anderen Werbemitteln dafür, dass sich der Bekanntheitsgrad und damit auch die Besucherzahl der jeweiligen Veranstaltung erhöht.

    Damit während der Veranstaltung alles möglichst glatt und planmäßig abläuft, erstellen Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen vorab Ablauf- und Regiepläne. Sind alle Planungen und vorbereitenden Maßnahmen abgehakt, kann die Veranstaltung beginnen. Der Veranstaltungskaufmann beziehungsweise die Veranstaltungskauffrau ist in der Regel vor Ort dabei, um bei Problemen und Fragen zur Verfügung zu stehen. Darüber hinaus wird kontrolliert, ob beispielsweise das richtige Mobiliar geliefert wurde, die Security sich korrekt positioniert hat und die gebuchten Hosts und Hostessen vollständig in ihre Tätigkeit eingewiesen sind sowie die angeforderte Arbeitskleidung tragen.

    Mit dem Ende der Veranstaltung ist die Arbeit von Veranstaltungskauffrauen und Veranstaltungskaufmännern noch nicht zu Ende. In der Nachbereitung sind sie unter anderem an Kosten- und Erlösplanungen beteiligt und erstellen Erfolgskontrollen sowie die Endabrechnung für den jeweiligen Kunden.

    Vorteile als Veranstaltungskaufmann:

    • Kontakt mit Menschen
    • Arbeit im Team
    • Branchenunabhängige Einsatzmöglichkeiten

    Nachteile als Veranstaltungskaufmann:

    • Arbeit gegebenenfalls am Wochenende
    • Viele Deadlines
    • Hohe Belastung

    Wie wird man Veranstaltungskaufmann?

    Im Regelfall wird eine abgeschlossene Berufsausbildung als Veranstaltungskauffrau oder Veranstaltungskaufmann gefordert, um die Tätigkeit aufnehmen zu können. Aus rechtlicher Sicht wird keine bestimmte Vorbildung verlangt, um mit der Ausbildung beginnen zu können. In der Realität stellen die meisten Betriebe allerdings Bewerberinnen und Bewerber mit Hochschulreife ein. 2017 hatten von den insgesamt 1911 Auszubildenden 73 Prozent eine Hochschulreife und 19 Prozent eine mittlere Reife. Die Ausbildung dauert im Normalfall drei Jahre. Da es sich um eine duale Ausbildung handelt, wird neben dem Besuch einer Berufsschule parallel in einem Betrieb gearbeitet. Die Inhalte der Ausbildung sind hier im offiziellen Rahmenlehrplan nachzulesen.

    In 11 Lernfeldern wird Wissen zu folgenden Punkten vermittelt:

    • Regionale Bedeutung der Messe- und Veranstaltungswirtschaft
    • Marktpreisbildung
    • Marketing-Mix
    • Kosten-Nutzen-Analyse
    • Bedarfsanalyse
    • Geschäftsanbahnung und Vertragsabschluss
    • Sponsoring
    • Werbekooperationen
    • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
    • Zielgruppenbestimmung
    • Ausstattung, Sicherheit und Struktur der Veranstaltungsstätte
    • Werbung
    • Corporate Identity
    • Total Quality Management

    Die spezifischen Inhalte hängen stark von der jeweiligen Branchenausrichtung ab und können daher nicht pauschalisiert angegeben werden. Grundsätzliche Arbeitsabläufe der Veranstaltungskauffrauen und Veranstaltungskaufmännern sind aber branchenübergreifend ähnlich. Dazu können beispielsweise folgende Inhalte zählen:

    • Erstellung von Veranstaltungsplänen (beispielsweise Ablauf- und Regiepläne)
    • Vorbereitung von Ausschreibungen und Einholung von Angeboten
    • Durchführung von Beratungs- und Verkaufsgesprächen mit Kunden und Kenntnis über das Beschwerdemanagement
    • Einhaltung des Ablaufplans und Einleitung entsprechender Schritte bei veränderten Umständen
    • Durchzuführende Schritte nach dem Ende einer Veranstaltung (beispielsweise Endabrechnungen erstellen)
    • Kenntnis über Gesetze und Vorschriften in Bezug auf das Haftungs- und Versicherungsrecht

    Die Ausbildung wird schließlich im dritten Jahr mit einer Abschlussprüfung beendet. Danach können sich die Auszubildenden Veranstaltungskauffrau oder Veranstaltungskaufmann nennen. Hier ist noch anzumerken, dass die Ausbildungszeit unter den erforderlichen Umständen verkürzt werden kann. Dafür muss bei der zuständigen Stelle ein entsprechender Antrag gestellt werden.

    Alternativ zur Ausbildung könnte auch ein Bachelor-Studium im Fach Event-Management infrage kommen. Als Voraussetzung sollte eine Hochschulreife vorhanden sein, um mit dem Studium beginnen zu können. Durch die Vermittlung von wissenschaftlichem und praktischem Grundlagenwissen in BWL, Management sowie Marketing können die Studierenden auch über ein Studium einen berufsqualifizierenden Abschluss erlangen. Die Bezeichnung des Studiengangs ist aufgrund unterschiedlicher Ausrichtungen an den jeweiligen Hochschulen nicht einheitlich benannt. Unter anderem tragen die Bachelor-Studiengänge folgende Titel:

    • Betriebswirtschaftslehre (Event-,Messe- und Kongressmanagement)
    • Event-Management und Entertainment
    • Internationales Eventmanagement
    • Kommunikation und Eventmanagement
    • Veranstaltungsmanagement

    Aufgrund der unterschiedlichen Schwerpunktsetzungen in den Studienfächern gibt es keinen einheitlich strukturierten Rahmenlehrplan, wie es ihn für die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau oder zum Veranstaltungskaufmann gibt. Es können jedoch beispielhaft folgende Module genannt werden:

    • Business Events
    • Einführung in das Rechnungswesen
    • Marketing
    • Eventmanagement - Schwerpunkt Kommunikation und Kreation
    • Planung und Entwicklung von Events
    • Projektmanagement
    • Wirtschaftsrecht
    • Steuern und Bilanzen
    • Werbe- und Medienpsychologie
    • Kreation und Inszenierung

    Ergänzt werden die Inhalte der Hochschulen in der Regel durch Pflichtpraktika, Praxismodule oder Praxissemester.

    Das Bachelor-Studium dauert im Normalfall 6 - 8 Semester und wird entweder mit einem Bachelor of Arts (B.A.) oder Bachelor of Science (B.Sc.) abgeschlossen.

    Falls ein Studium mit stärkerem Praxisbezug gewünscht wird, könnte eventuell ein duales Studium infrage kommen. So gibt es die Möglichkeit, ein Studium mit einer Ausbildung zu kombinieren. Weiterführende Informationen rund um das Thema duale Studiengänge können hier nachgelesen werden.

    Soft Skills: Welche Fähigkeiten sollte ein Veranstaltungskaufmann mitbringen?

    Im Arbeitsalltag läuft natürlich nicht immer alles wie geplant. Daher wird von Veranstaltungskaufmännern und Veranstaltungskauffrauen Flexibilität und ein hohes Maß an Einfallsreichtum sowie Improvisationstalent gewünscht, um auch in schwierigen Situationen souverän handeln zu können. Darüber hinaus wird von Veranstaltungskaufleuten eine gewisse Wahrnehmungsgeschwindigkeit verlangt, damit eventuelle außerplanmäßige Abweichungen schnell identifiziert und entsprechend reagiert werden kann.

    Auch wenn auftretende Probleme nicht immer vorhersehbar sind, können dennoch viele schon in der vorherigen Planung vermieden werden. Deshalb sollten Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen zu einem vorausschauenden Denken und Handeln in der Lage sein. In deren Beruf laufen viele Stränge zusammen: Kunde, Dienstleister, Behörden sowie weitere Parteien. Diese müssen in der Veranstaltungsplanung mit einbezogen werden. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist eine genaue Arbeitsweise, eine sehr gute mündliches und schriftliche Ausdrucksweise sowie ein gewisses Organisationsgeschick vom Veranstaltungskaufmann gefragt.

     

    Arbeitgeber: Wer sucht Veranstaltungskaufmänner?

    Der mögliche Einsatzbereich von Veranstaltungskauffrauen und Veranstaltungskaufmännern ist überall dort, wo es größere Veranstaltungen zu organisieren gibt. Diese werden unter anderem von den folgenden Betrieben durchgeführt:

    • Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungsbranche
    • Eventagenturen
    • Catering-Unternehmen
    • Kommunale Einrichtungen
    • Unternehmen aus jeglichen Wirtschaftsbereichen, die Veranstaltungen durchführen

    Gehalt: Was verdienen Veranstaltungskaufmänner?

    Schon während der Ausbildung bekommen die angehenden Veranstaltungskauffrauen und Veranstaltungskaufmänner ein Gehalt von ihrem Ausbildungsbetrieb gezahlt. Dieses wird mit jedem zusätzlichen Ausbildungsjahr erhöht. Der genaue Betrag richtet sich dabei nach bestimmten Faktoren, wie etwa dem Tarif des jeweiligen Gewerbes und dem Bundesland, in dem die Ausbildung stattfindet.

    Findet die Ausbildung beispielsweise in einem Betrieb aus dem Hotel- und Gaststättengewerbe statt, sind während dieser Zeit folgende Gehälter üblich:

    • 1. Ausbildungsjahr: 620 Euro - 795 Euro brutto
    • 2. Ausbildungsjahr: 675 Euro - 905 Euro brutto
    • 3. Ausbildungsjahr: 775 Euro - 1035 Euro brutto

    Auch nach der Ausbildung hängt die Bezahlung von ähnlichen Faktoren ab. Ist der Betrieb beispielsweise aus der gewerblichen Wirtschaft und zudem tarifgebunden, sind im Durchschnitt Gehälter von rund 2.800 Euro brutto zu erwarten. Mit zunehmender Erfahrung und damit einhergehender Verantwortung können die Gehälter bis zu 3.000 Euro brutto und mehr ansteigen.

    Einstiegschancen: Aussichten von Veranstaltungskaufmännern

    Mit 7,3 Prozent (Stand 2018) befindet sich die Arbeitslosenquote auf einem Langzeittief. Allein zum Vorjahr 2017 verringerte sich die Zahl um 0,7 Prozent. Parallel dazu steigen langsam die gemeldeten Stellen ohne Zeitarbeit an. Die Chance nach der Ausbildung eine Stelle zu finden, kann gemessen an der derzeitigen Marktlage als hoch bewertet werden.

    Bewerbung: Womit punkten Veranstaltungskaufmänner?

    Mithilfe der Bewerbung, die sich aus einem Motivationsschreiben und tabellarischen Lebenslauf zusammensetzt, können sich Veranstaltungskaufmänner und Veranstaltungskauffrauen als überzeugende Arbeitskraft präsentieren. Auf bestimmte Kompetenzen sollte eingegangen werden, die speziell in diesem Beruf von Vorteil sind. Dazu gehört unter anderem Durchsetzungsvermögen, wenn es beispielsweise um das Festlegen von Konditionen mit den Veranstaltungspartnern geht, sowie eine selbstständige und vor allem sorgfältige Arbeitsweise, die für exakte Preiskalkulationen notwendig ist. Darüber hinaus sollten berufsbezogene Weiterbildungen Erwähnung finden, die den Bewerberinnen und Bewerbern einen deutlichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen könnten.

    Karriere: Entwicklungs-/ Aufstiegschancen als Veranstaltungskaufmann

    Mit zunehmender Erfahrung und steigender Verantwortung, sei es in einer Event-Agentur oder einem Kulturamt, können Stellen in leitender Position erreicht werden. Förderlich hierfür sind besondere Aufstiegsweiterbildungen wie etwa eine Prüfung als Veranstaltungsfachwirt sowie eine Weiterbildung als Betriebswirt beziehungsweise Betriebswirtin für Event-Management.

    Veranstaltungskauffrauen: Chancen für Frauen im Veranstaltungsbereich

    Ein Blick auf die Statistiken der Bundesagentur für Arbeit macht eines klar: Frauen sind innerhalb dieser Berufsgruppe deutlich in der Überzahl, mit leichter Tendenz nach oben. Allein zwischen den Jahren 2016 und 2018 stieg die Zahl an Frauen unter allen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten dieser Berufsgruppe um 10 Prozent an. Wenn es um die durchschnittliche Bezahlung geht, sind wiederum die männlichen Kollegen im Vorteil. Während Frauen 2018 durchschnittlich 2739 Euro brutto verdienten, erhielten Männer im selben Jahr 2806 Euro brutto pro Monat.

    Arbeitsmarkt: Wie hat sich das Berufsfeld von Veranstaltungskaufmännern entwickelt?

    Der Beruf von Veranstaltungskaufmännern und Veranstaltungskauffrauen befindet sich in einem kontinuierlichen Wandel. Durch technische Innovationen verändert sich auch der Handlungsraum. Während vor einigen Jahrzehnten auf klassische analoge Medien, beispielsweise für Marketingzwecke, zurückgegriffen wurde, sind heute die digitalen Medien aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen der Recherche, Kommunikation oder zur Erledigung buchhalterischer Aufgaben.

    Auch auf den Veranstaltungen selbst sind Veränderungen erfahrbar, beispielsweise in Form virtueller Messen. In diesem Rahmen können beispielsweise in digitalen Konferenzen Vorträge und Diskussionen in Echtzeit gehalten und geführt werden. Auf diesem Weg können physische Events virtuell ergänzt oder Veranstaltungen komplett online ausgerichtet werden.

    Die Einsatzmöglichkeiten von Virtual Reality sollten Veranstaltungskaufleuten bekannt sein und sind nur ein Beispiel von vielen dafür, wie wichtig es auch in Zukunft bleibt, sich beruflich weiterzubilden und über aktuelle Trends zu informieren, um als Dienstleisterin oder Dienstleister konkurrenzfähig zu bleiben.

    Ähnliche Berufe wie Veranstaltungskaufmänner:

    • Kauffrau/Kaufmann für Tourismus und Freizeit
    • Reiseverkehrskauffrau/Reiseverkehrskaufmann
    • Kauffrau/Kaufmann für Marketingkommunikation

    Quellen:

    kmk.org, berufenet.arbeitsagentur.de, bibb.de


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