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Produktivität steigern Endlich mehr schaffen!

Produktivität steigern: Frau am Schreibtisch vor einem Laptop
© Dean Drobot / Shutterstock
Der Tag ist rum und du hast nur die Hälfte von dem geschafft, was du dir vorgenommen hast? Wir stellen 14 Tricks vor, die deine Produktivität steigern.

1. Produktivität steigern: Multitasking aufgeben

Du möchtest Zeit sparen und mehr schaffen? Dann solltest du ab heute mit dem Multitasken aufhöhren. Wissenschaftler fanden im Jahr 2000 heraus, dass sich Multitasking negativ auf unsere Konzentrationsfähigkeit auswirkt. Wir arbeiten langsamer und machen mehr Fehler. Das Gehirn ist einfach nicht dafür gemacht, ständig zwischen mehreren Arbeitsbereichen hin und her zu wechseln. Jedes Mal findet ein Umdenken statt – und das kostet Zeit.

Widme dich also lieber ganz bewusst einer Aufgabe, bevor du mit der nächsten beginnst. Das erhöht deine Produktivität und lässt dich gründlicher und schneller arbeiten.

2. Ablenkungen eliminieren

So fokussiert arbeiten, dass du für einen kurzen Zeitraum alles um dich herum vergisst: Psychologen nennen dieses Phänomen "Flow". Es braucht etwa 20 Minuten, bis wir in den vertieften Flow-Zustand gelangen können, indem die Konzentration das höchste Level erreicht hat. Und eins ist sicher: Je öfter du in den Flow gelangst, desto produktiver bist du!

Das funktioniert allerdings nur, wenn wir nicht ständig durch äußere Ablenkungen gestört werden. Wir können zwar nicht alles kontrollieren. Wenn der Chef wegen einer wichtigen Sonder-Aufgabe anruft, müssen wir springen. Aber ein paar Störfaktoren können wir dennoch aus dem Weg räumen. Zum Beispiel: Definiere konkrete Zeitfenster, in denen du deine Emails überprüfst. Es kann außerdem helfen, die Social Media-Benachrichtigungen auszustellen. So wirst du nicht von plötzlichen Nachrichten überrascht, die dich aus dem Flow bringen und deine Produktivität reduzieren.

3. Zielen einen Zeitrahmen geben

Hast du schon mal von Timeboxing gehört? Ein echter Geheimtipp für eine erhöhte Produktivität. Dieses Konzept kann dir enorm dabei helfen, täglich mehr zu schaffen. Dabei geht es darum, konkreten Zielen einen bestimmten Zeitrahmen zu geben. Es handelt sich dabei also um eine optimierte To-Do Liste, die den zeitlichen Rahmen miteinbezieht.

Steht ein wichtiges Telefonat an, notierst du Tätigkeit, Uhrzeit und Ziel. Also:

16 Uhr Telefonat mit Frau Messner, Ziel: Kundengewinnung.

Es ist viel einfacher, To-Do’s einzuhalten, wenn wir uns jedes Mal das Ziel bewusst machen, was dahinter steckt. Das spornt an und macht produktiv!

4. Produktivität steigern durch mehr Ordnung

Ups, da liegt ja noch diese eine Rechnung, die bezahlt werden muss. Und da hinten steht noch die alte Kaffeetasse, die auch noch weggeräumt werden könnte. Kommt dir das bekannt vor? Unordnung ist oft ein großer Produktions-Killer, der uns Zeit raubt und unsere Prioritäten durcheinanderbringt.

Eigentlich wollen wir uns ganz der Arbeit widmen, werden durch die Überbleibsel auf dem Schreibtisch aber ständig an andere Aufgaben erinnert. Nicht jeder von uns ist ein totaler Ordnungsfreak und das muss auch nicht sein. Aber ein Mantra kann dir dabei helfen, niemals im Chaos zu versinken: Am Ende des Arbeitstages wird einmal Klarschiff gemacht. Nimm dir 10 Minuten Zeit und räume deinen Arbeitsplatz auf. So startest du am nächsten Tag motiviert in den Tag und wirst nicht von einem großen Durcheinander begrüßt.

Außerdem macht es viel mehr Spaß, an einem schön aufgeräumten Arbeitsplatz (mit stilvoller Deko!) zu arbeiten.

5. Perfektionismus loslassen

"Ich kann noch nicht aufhören, es ist noch nicht perfekt!" Wer diesen Gedanken kennt, zählt ganz klar zum Team Perfektionismus.

Leider ist perfektionistisches Denken tödlich für ein schnelles, effektives Arbeiten. Denn wenn es nach unserem Perfektionismus ginge, würden wir an absolut jeder Aufgabe ewig hängenbleiben, bis sie dann – scheinbar – perfekt ist. Dafür bleibt im Tagesgeschehen aber keine Zeit.

Mache das, was (dir) wichtig ist, mit ganzem Herzen und hohem Anspruch. Der Rest muss nicht die Note "Sehr Gut mit Sternchen" bekommen – ein "Gut" reicht manchmal auch aus.

6. Pausen planen

Lehn dich doch mal zurück und mache eine Pause! Das will keiner hören, der am Tag noch viel erledigen will. Da kommt schon fast ein schlechtes Gewissen auf, wenn die Kaffeepause zehn Minuten länger dauert, als geplant.

Aber auch wenn sich dein Ehrgeiz dagegen sträubt: Pausen sollten unbedingt eingehalten werden. Du solltest sie sogar mit in deinen Tagesplan aufnehmen! Nimmst du dir ausreichend Zeit zur Regeneration, schaffst du am Tag viel mehr und fühlst dich dabei gelassener.

Sieh es doch mal so: Ein Förster fällt auch nicht ununterbrochen Bäume – ab und zu muss man sich auch mal die Zeit nehmen, um die Axt zu schärfen!

Wissenschaftler empfehlen übrigens, dass wir etwa nach anderthalb Stunden Arbeit eine kurze Pause von 15 Minuten machen. Das fördert die Produktivität,

7. Gleiche Aufgaben hintereinander erledigen

Weiter oben hast du bereits davon gelesen, wie unproduktiv Multitasking macht. Sich parallel verschiedenen Dingen zu widmen, sollten wir also lieber vermeiden. Von dieser Erkenntnis lässt sich noch ein weiterer Tipp ableiten, der deine Produktivität steigern kann. Und zwar: Erledige Gleiches hintereinander!

In jedem Job gibt es die ein oder andere Aufgabe, die immer gleich abläuft. Zum Beispiel: Emails beantworten. Passendes Bildmaterial beschaffen. Und so weiter.

Anstatt ständig zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen hin und her zu wechseln, solltest du ähnliches gleich hintereinander bearbeiten. Du machst es deinem Gehirn dadurch sehr einfach, denn so ist ganz einfach weniger Denkleistung gefragt. Arbeitest du gleiche Tasks ab, ist dein Blick für das Wesentliche geschärft und es passieren viel weniger Flüchtigkeitsfehler. Das freut dann auch den Chef.

8. Produktivität steigern durch die perfekte Morgenroutine

Viele von uns quälen sich aus dem Bett, stolpern zur Kaffeemaschine und schleifen sich dann so schnell es geht zum Schreibtisch. Energie? Motivation? Inspiration? Schön wär‘s!

Um gleich voller Tatendrang in den Tag zu starten, hilft es, eine produktive Morgenroutine aufzubauen. Also ein paar Gewohnheiten, die du jeden Tag und jeden Morgen aufs Neue wiederholst. Das schärft deinen Fokus, bessert deine Laune und lässt dich den Tag voll motiviert beginnen.

Es gibt keine perfekte Morgenroutine, die zu allen von uns passt. Wichtig dabei ist lediglich, dass du dir ein paar Tätigkeiten aussuchst, die dir gefallen und die dir Kraft schenken. So könnte eine Morgenroutine zum Beispiel aussehen:

  • Einen Kaffee trinken und dabei ein paar Seiten lesen 
  • Danach ein paar kurze Dehnübungen machen 
  • Duschen, anziehen, fertigmachen
  • Etwas Frühstücken und eine To-Do Liste für den Tag schreiben
  • Beim Weg zur Arbeit einen Podcast hören 

Tipp: Versuche doch mal, nach dem Aufstehen nicht als erstes die Nachrichten zu lesen. Die negativen Botschaften können ganz schön demotivierend wirken, lustlos machen und deine Produktivität mindern. Erstmal richtig aufwachen, sich etwas Gutes tun und dann die News abchecken!

9. Das Schwerste zuerst erledigen

Eine wirklich große Aufgabe steht an. Sie kommt dir so überwältigend vor, dass du sie immer weiter vor dir herschiebst – bis du am Ende des Tages angekommen bist. Ärgerlich, die Aufschieberitis hat gewonnen!

Jeder von uns kennt dieses typische Aufschiebeverhalten, das immer dann aufkommt, wenn eine Herausforderung einfach zu erschlagend wirkt. Um die Prokrastination (der wissenschaftliche Ausdruck für Aufschieberitis) zu besiegen, hilft die folgende Regel: Erledige die schwerste Aufgabe des Tages immer zuerst.

Eine Strategie, die im englischen Raum auch als "Eat the frog" bezeichnet wird. Räume zuerst das unliebsamste To-Do aus dem Weg und reduziere dadurch Ängste und Stress, die deine Produktivität mindern.

10. To-Do Liste kürzen

Du notierst dir gerne, was du an diesem Tag noch erreichen möchtest? Wunderbar! Sich die eigenen Ziele vor Augen zu führen, kann sehr motivierend sein und die eigene Produktivität erhöhen. Quillt die To-Do Liste allerdings über, kommt keine Motivation mehr auf, sondern Überforderung.

Deshalb lohnt es sich, die Aufgabenliste auf die relevanten Dinge zu reduzieren. Überlege dir drei wirklich wichtige To-Do's, die unbedingt erledigt werden müssen – komme, was wolle. Anschließend kannst du noch fünf weitere Punkte aufführen, die du ebenfalls abhaken möchtest. Das war‘s! Schütze dich selbst vor Überforderung, indem du dir nicht mehr aufhalst, als es wirklich sein muss. Sonst droht Stress, Unzufriedenheit und sogar Burnout.

11. Produktive Zeiten ermitteln

Manche von uns stehen gerne früh auf und wollen gleich mit der Arbeit loslegen. Andere sind eher Morgenmuffel und entwickeln ihre produktivste Phase eher später am Tag. Wann kannst du am besten arbeiten? Bist du jemand, der morgens extrem konzentriert bei der Sache ist, oder beginnt dein Arbeitshoch sogar erst am Nachmittag?

Wenn wir unsere persönlichen Peak-Time kennen und uns in der Zeit nicht unterbrechen lassen, können wir am Tag viel mehr schaffen. So erreichen wir ein ganz neues Level an Produktivität.

12. Produktivität durch eine bewusste Ernährung verbessern

Na, Lust auf eine leckere Pizza zum Lunch? Das klingt erstmal gut. Aber mit einem schweren Mittagessen lässt es sich weniger effizient arbeiten. Der Grund: Für die Verdauung von fettreichen Speisen benötigt der Körper mehr Energie. Und diese Energie fehlt uns dann beim Arbeiten. Nicht selten folgt auf ein üppiges Mittagessen deshalb ein großes Energietief. Wir fühlen uns schlapp und möchten am liebsten gar nichts mehr tun.

Um die eigene Produktivität steigern zu können, solltest du deshalb unbedingt auf eine ausgewogene und bewusste Ernährung achten. Vor allem morgens und am Mittag – diese Mahlzeiten beeinflussen deine Konzentrationsfähigkeit enorm.

Sollte es dir manchmal schwerfallen, auf Fast Food zu verzichten – hier findest du Tipps und Tricks für eine gesunde Ernährung.

13. Die 5-Sekunden Regel anwenden

Dir ist danach, heute den Kleiderschrank zu entrümpeln, aber du fühlst dich überhaupt nicht produktiv? Dann wird der Gedanke schnell wieder verworfen. Schade eigentlich! Damit das nicht nochmal passiert, solltest du die sogenannte 5-Sekunden-Regel anwenden. Ein Konzept, das von der Autorin Mel Robbins ins Leben gerufen wurde.

Sie besagt: Fange mit dem Erledigen von unangenehmen Aufgaben innerhalb von fünf Sekunden an. Wartest du länger, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du sie vor dir herschiebst. Hast du also den Entrümpelungs-Gedanken, solltest du von 5 auf 1 herunter zählen und sofort aufstehen. Manchmal muss man sein Gehirn austricksen, um die eigene Produktivität steigern zu können!

14. Schlafrhythmus verbessern

Du kannst nicht produktiv sein, wenn du müde bist! Nicht immer ist Schlafmangel der Grund für Müdigkeit. Oft hat auch eine schlechteSchlafqualität Schuld am ständigen Gähnen. Du wachst morgens auf, hast lang genug geschlafen und fühlst dich trotzdem nicht fit. Das senkt die eigene Produktivität enorm.

Tipps, die deine Schlafqualität verbessern können, sind zum Beispiel:

  • Kopfkissen austauschen (wachst du mit Nackenverspannungen, Schwindel oder Kopfschmerz auf, ist meistens das falsche Kissen Schuld)
  • keine elektrischen Geräte 30 Minuten vor dem Schlafengehen
  • Schlafzimmer stärker abdunkeln (blinkende elektrische Geräte ausschalten)
  • möglichst immer um die gleiche Uhrzeit schlafen gehen
  • möglichst immer zur gleichen Zeit aufstehen.
  • zwei Stunden vor dem Schlafengehen keinen Sport machen
  • kurz vor dem Schlafengehen meditieren (hier kannst du Meditation lernen)

Die eigene Produktivität steigern und am Tag mehr schaffen: Dabei können die vorgestellten 14 Tipps enorm helfen! Hier findest du außerdem heraus, welche Zeitmangament-Methoden empfehlenswert sind, wenn du Zeit sparen willst.

Viele weitere Tipps zum Thema Produktivität steigern findest du in der BRIGITTE-Community.


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