BRIGITTE.de-Knigge: Wie man richtig E-Mails schreibt

Kaum ist das E-Mail-Postfach offen, schon möchte man es wieder schließen. Denn neben wenigen wichtigen E-Mails warten nichts sagende Betreffzeilen, lästige Kettenmails oder Nachrichten, die mehr aus Smileys, denn aus Text bestehen. Die Zwanglosigkeit des Mediums verführt zu mancher Schandtat. Doch wie wappnet man sich selbst vor solchen E-Mail-Sünden?

Brigitte Nagiller ist Expertin für Business-Etikette und hat zwei Bücher über gutes Benehmen - vor allem im Beruf - veröffentlicht. Sie verrät, wie man richtig E-Mails schreibt:

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"Wir müssen unterscheiden zwischen privatem und geschäftlichem E-Mail-Verkehr. Im E-Mail-Verkehr unter Freunden ist vieles erlaubt, was im geschäftlichen Verkehr absolut verpönt ist, z.B. Kleinschreibung, Verwendung von Umgangssprache, flapsige Anreden, Abkürzungen, Smileys & Co. Aber auch kreuz und quer herumgeschickte Jokes innerhalb von Freunden oder Kollegen können nerven, insbesondere wenn es einige Minuten dauert, bis das Attachment geöffnet werden kann.

Geschäftliche E-Mails sind generell genauso wie Briefverkehr zu behandeln. Das heißt Betreff, korrekte Anrede und Schlussformel, sowie Groß- und Kleinschreibung sind ein Muss. Die Betreffzeile soll so klar sein, dass der Empfänger sofort entscheiden kann, ob er die Nachricht öffnet oder die Meldung in den Papierkorb versenkt.

Vorsicht bei der Verwendung von Prioritätsfunktionen! "Superwichtig" ist meistens eine Übertreibung. Bandwürmer bei Antworten (z.B. Aw: Aw: Aw: Ihre Mail vom ...") sollte man unbedingt vermeiden. Bei ganz kurzen und eiligen Nachrichten ist es gestattet, nur die Betreffzeile zu verwenden, ohne einen weiteren Text hinzuzufügen (z.B. "Herzlichen Dank").

Eine Signatur sollte im Idealfall aus dem Namen und der elektronischen Adresse bestehen. Länger als vier Zeilen sollte sie nicht sein, gegebenenfalls kann sie Adresse, Telefon- und Faxnummer, sowie die URL einer persönlichen Web-Seite enthalten. Kunstnamen, also "Nicknames", sind nur in Chatrooms erlaubt.

Nur kurze ursprüngliche Nachrichten dürfen bei Antworten zitiert werden. Längere Originalnachrichten gehören bei Retourmails gelöscht. Im geschäftlichen Verkehr wird grundsätzlich per "Sie" kommuniziert. Gängige Abkürzungen, wie z.B. "MfG" sind wohl dosiert erlaubt. Nachrichten mit zu vielen Abkürzungen sind meistens schwer leserlich.

Denken Sie daran, dass die Sicherheit einer unverschlüsselten E-Mail der einer Postkarte gleicht. Daher soll auf die Inhalte aufgepasst werden. Professionelles und vorsichtiges Verhalten, besonders, wenn über andere Personen geschrieben wird oder wenn über Firmeninterna kommuniziert wird, ist angebracht. Denn E-Mails können leicht weitergeleitet werden, oft auch an Personen, für die sie nicht bestimmt sind.

Vor allem gilt: Im Job sollten E-Mails niemals wahllos versandt werden, denn das stiehlt dem Empfänger nur die Zeit."

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